Imatran kaupungin hankinnat

Kilpailutusvelvollisuus koskee oman toiminnan ulkopuolisia hankintoja, ellei kyse ole arvoltaan vähäisestä, tavanomaiseksi päivittäistoiminnaksi katsottavasta ostamisesta.

Kilpailutuskalenteri

Suunnitteilla olevista hankinnoista julkaistaan kilpailutuskalenteri kaupungin nettisivuilla ja sitä päivitetään tarvittaessa. Kalenteri ei ole tarkka suunnitelma tulevista hankinnoista, vaan arvio siitä, mitä tuotteita ja palveluita tultaneen kilpailuttamaan. Erityisesti palveluiden osalta voi joku hankinta siirtyä omaksi tuotannoksi ja toisaalta oma tuotanto voi muuttua palveluhankinnaksi. Lisätietoja voi kysyä kilpailutuskalenteriin merkityiltä vastuuhenkilöiltä.

Hankintojen toteutus on vuositasolla riippuvainen myös talousarviokäsittelystä. Kaikkeen suunniteltuun toimintaan ei myönnetä määrärahaa, joten myös hankinnat jäävät tältä osin toteutumatta. Toisaalta voi tulla äkillisiä korjaus- / muutostarpeita, jolloin hankintoja ei ole voitu merkitä ennalta kilpailutuskalenteriin.

Yhteistyö paikalliseen elinkeinoelämään

Kaupungin tavoitteena on toteuttaa kaikki kaupungin hankinnat mahdollisimman suunnitelmallisesti ja avoimesti, sekä tehokasta tiedotuspolitiikkaa soveltaen. Tällä pyritään muun ohella siihen, että elinkeinoelämä saa tehokkaasti ja hyvissä ajoin tiedon eri hankintakokonaisuuksista, joita kaupungilla on suunniteltu kilpailutettavaksi.

Kaupungin hankintoja toteuttavat ja ohjaavat tahot ovat yhteistyössä paikalliseen elinkeinoelämään muun muassa huolehtimalla kattavasta tiedottamisesta, sekä soveltuvin osin osallistumalla yhteisiä intressejä käsitteleviin kokouksiin ja seminaareihin. Lisäksi tiedotamme hankintatoiminnasta yrittäjäyhteisöjen ja internet-sivujemme kautta, esimerkiksi julkaisemalla kaupungin suunnitteilla olevista hankinnoista koostuvan kilpailutuskalenterin sekä käynnissä olevat kilpailutukset / tarjouspyynnöt.

Ennen tarjouspyynnön julkaisua voimme olla yhteydessä toimittajiin markkinoiden kartoitusta varten. Tämä on hankintalain mukaista toimintaa.

•          Ns. tekninen dialogi, eli vuoropuhelu markkinatoimijoiden kanssa

•          Toteutetaan hankinnan suunnitteluvaiheessa.

–        Hyötynäkökulma korostuu uudenlaiseen toiminta- / tuottamistapaan siirryttäessä: vuoropuhelu markkinoiden kanssa selkiyttää sitä, millaista kokonaisuutta on tarkoituksenmukaisinta lähteä kilpailuttamaan, sekä millaisia kriteerejä kilpailutuksessa on syytä ottaa huomioon onnistuneen kokonaisuuden aikaansaamiseksi.

•          Kartoitetaan markkinat ja pyritään määrittelemään paras mahdollinen hankintakokonaisuus esim:

–        tiedotus- tai keskustelutilaisuus markkinatoimijoille;

–        kirjallinen tietopyyntö markkinatoimijoille;

–        tarjouspyyntöluonnoksen kommentointi / kommentit markkinatoimijoilta.

Kilpailutuksissa noudatamme seuraavia periaatteita:

1. Tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden vaatimus ohjaa kaikkia hankintoja.

2. Kilpailuolosuhteiden tehokas hyödyntäminen.

3. Avoimuus ja läpinäkyvyys.

4. Suhteellisuus hankinnoissa ja hankintamenettelyissä.

5. Kestävän kehityksen periaatteiden huomioon ottaminen.

Kilpailutusasiakirjat

Imatralla käytämme yhdenmukaisia tarjouspyyntöasiakirjoja. Hankinnan luonne ja koko määräävät tarjouspyynnön yksityiskohtaisen sisällön.

Tarjouspyyntö

Kaupunki pyrkii julkaisemaan helppolukuisia ja käytännöllisiä tarjouspyyntöjä. Yksinkertaiset ja yksiselitteiset tarjouspyynnöt helpottavat paitsi tarjousten jättämistä, myös hankintayksikköä tarjousten vertailuvaiheessa. Tarjouspyynnöt julkaistaan kaupungin nettisivuilla ja kynnysarvon ylittävät Hilma-palvelussa (www.hilma.fi). Lisäksi tarjouspyyntö voidaan lähettää aiemmille sopimuskumppaneille, toimittajille tai muille tiedossa oleville alan toimijoille. Tällöin pyrimme huomioimaan myös paikalliset yrittäjät hankintalain sallimalla tavalla.

Tarjous

Tarjouksen jättäjän on vastattava tarjouspyyntöön juuri sillä tavoin ja siinä ajassa, kuin tarjouspyynnössä on esitetty. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset joudutaan hankintalain velvoittamana jättämään vertailun ulkopuolelle, eli tällaisia tarjouksia ei voida ottaa huomioon tarjousvertailussa (tarjoukset hylätään). Mikäli tarjouspyyntöön liittyy tarjouslomake, tulee se täyttää pyydetyllä tavalla. Liitteet toimitetaan siten, kuin on vaadittu. Pyrimme siihen, ettei kaikkia liitteitä tarvitse toimittaa tarjouksen mukana, vaan niitä pyydetään vertailun edetessä.

Lue tarjouspyyntö ja liitteet huolella ja vastaa kaikkiin niissä esitettyihin kysymyksiin.

Vertailu ja päätös

Tarjouspyynnön perusteella saaduista tarjouksista tehdään joko hintavertailu tai kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu (hinta+laatu) sen mukaisesti kuin tarjouspyynnössä vertailuperusteet on ilmoitettu. Vertailun jälkeen tehdään hankintapäätös (viranhaltija- tai toimielinpäätös), joka toimitetaan tarjoajille tiedoksi pääsääntöisesti tarjouksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.

Imatralla hankintapäätösten päätöksentekovaltuudet määrittää hallintosääntö

  Valtuusto:                     1 Milj. euroa -

  Hallitus:                          > 500.000 – < 1m€

 Lautakunta                    > 100.000 – 500.000 €

(ja tuotantojohto ltk:n vahvistaman sisäisen sopimuksen puitteissa)

 Toimialajohtaja:             100.000 €

Tilaajajohtaja:                  75.000 €

 muut päätöksentekovaltuudet määritellään delegointipäätöksin

Muutoksenhaku

Muutoksenhaun menettelytapa määräytyy hankinnan arvon mukaan. Hankintapäätökseen tyytymätön voi hakea muutosta hankintapäätökseen liitetyn muutoksenhakuohjeen mukaisesti.